Xin chào, ATALINK có thể giúp gì cho bạn?

1. Tổng quan về hóa đơn đầu vào

a. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là một chứng từ tài chính ghi lại các khoản chi phí hoặc mua sắm hàng hóa và dịch vụ của một doanh nghiệp từ các đối tác kinh doanh. Hóa đơn này thường đi kèm với các thông tin chi tiết về số lượng, giá cả, thuế, và các điều kiện thanh toán. Hóa đơn đầu vào quan trọng trong quá trình kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp, giúp ghi nhận và kiểm soát các chi phí và nghĩa vụ tài chính.

b. Hóa đơn đầu vào điện tử

Hóa đơn đầu vào điện tử là một loại hóa đơn được tạo và xử lý trong môi trường điện tử, thay vì dạng truyền thống trên giấy. Điều này bao gồm quá trình tạo, phát hành, truyền và lưu trữ hóa đơn mà không cần sử dụng giấy. Hóa đơn này thường được sử dụng để ghi chú về các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Cần sử dụng hóa đơn đầu vào điện tử vì nó mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Tiện lợi và Linh hoạt: Dễ dàng tạo và quản lý hóa đơn từ máy tính hay các hệ thống quản lý.
• Tiết kiệm Thời gian và Chi phí: Loại bỏ nhu cầu in ấn, gửi bưu điện, và lưu trữ vật lý.
• Dễ dàng Theo dõi và Báo cáo: Hóa đơn điện tử thường được lưu trữ trực tuyến, giúp dễ dàng tra cứu và tạo báo cáo.
• Bảo mật và Chính xác: Giảm rủi ro mất mát hoặc sai sót so với hóa đơn giấy.
• Phù hợp với Quy định: Nhiều quốc gia đang khuyến khích và yêu cầu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để nâng cao khả năng kiểm soát và tính minh bạch.

Hóa đơn đầu vào cần được kiểm tra và xác nhận để đảm bảo rằng thông tin là chính xác và tương ứng với thực tế. Sau đó, nó sẽ được nhập vào hệ thống kế toán để tính toán chi phí và theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Hóa đơn đầu vào thường được xử lý bởi bộ phận kế toán hoặc tài chính trong doanh nghiệp, đảm bảo rằng thông tin trên hóa đơn chính xác và được nhập vào hệ thống quản lý tài chính.

c. Trạng thái của hóa đơn

Các trạng thái của hóa đơn:

• Hóa đơn mới: Là trạng thái khi hóa đơn vừa được tạo ra và chưa trải qua bất kỳ sự điều chỉnh hoặc thay đổi nào.
• Hóa đơn điều chỉnh: Khi có sự cần thiết điều chỉnh thông tin trong hóa đơn đã tạo trước đó, như sửa lỗi về số lượng sản phẩm, giá cả, hoặc các chi tiết khác.
• Hóa đơn bị điều chỉnh: Trạng thái này ám chỉ rằng hóa đơn đã trải qua quá trình điều chỉnh và có sự thay đổi so với thông tin ban đầu. Có thể là do sự sửa đổi thông tin từ bên cung cấp hoặc doanh nghiệp mua hàng, hoặc có thể liên quan đến các điều chỉnh thuế.
• Hóa đơn thay thế: Khi cần phải thay thế một hóa đơn cũ bằng một hóa đơn mới, chẳng hạn như hóa đơn cũ bị mất, sai sót, hoặc cần cập nhật thông tin. Hóa đơn thay thế thường đi kèm với lý do cụ thể về việc tại sao nó được thay thế.
• Hóa đơn bị hủy: Trạng thái này đại diện cho việc hủy bỏ hóa đơn và không tính đến nó trong quá trình thanh toán hay ghi nhận giao dịch. Lý do hóa đơn bị hủy có thể do sai sót, hủy bỏ giao dịch, hoặc các lý do khác khiến hóa đơn trở nên không hiệu lực.

2. Quản lý hóa đơn đầu vào

2.1. Kiểm tra thông tin hóa đơn

Để tiến hành kiểm tra thông tin hóa đơn, bạn cần truy cập vào tính năng Hóa đơn đầu vào bằng cách chọn biểu tượng Công việc trên thanh công cụ > Mua hàng > Hóa đơn đầu vào, sau đó chọn vào hóa đơn bất kì và tiến hành kiểm tra thông tin hóa đơn.

Đây là màn hình hiển thị Xem trước hóa đơn

Đây là màn hình hiển thị chi tiết của hóa đơn

Hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo nếu có bất kỳ thông tin nào có vẻ sai hoặc không hợp lệ để bạn thuận tiện hơn trong việc rà soát thông tin của hóa đơn.

2.2. Gán nhãn hóa đơn

Để tiến hành gán nhãn hóa đơn, bạn vui lòng thực hiện những thao tác sau:

Tại màn hình hiển thị hóa đơn đầu vào, chọn … tại hóa đơn bất kì mà muốn gán nhãn > Gán nhãn 

Màn hình sẽ hiển thị danh sách các nhãn dán có sẵn, hoặc bạn có thể thao tác chỉnh sửa, thêm hay xóa nhãn. Bạn cũng có thể thêm nhiều nhãn cho cùng một hóa đơn.

Không chỉ vậy, bạn cũng có thể thêm nhãn cho nhiều / tất cả hóa đơn cùng lúc bằng cách đánh dấu vào những hóa đơn mà bạn muốn thêm nhãn / đánh dấu tất cả hóa đơn > Công cụ tại mục gán nhãn > Những dòng đã chọn / Tất cả 

Màn hình sẽ hiển thị danh sách các nhãn dán có sẵn, hoặc bạn có thể thao tác chỉnh sửa, thêm hay xóa nhãn.

Lưu ý: Đối với những nhãn đã được gán vào hóa đơn trước đó thì bạn không thể xóa.

2.3. Gán nhãn ngày kê khai

Đối với gán nhãn ngày kê khai cũng có thao tác tương tự như gán nhãn.

Bạn chọn hóa đơn bất kì mà bạn muốn gán nhãn ngày kê khai > … > Gán nhãn ngày kê khai

Chọn ngày kê khai mà bạn muốn, nếu bạn không có lựa chọn khác cho gán nhãn ngày kê khai thì hệ thống sẽ tự động mặc định ngày kê kha phù hợp.

2.4. Gửi email phản hồi cho NCC

Đối với những hóa đơn có thông tin chưa chính xác, bạn có thể liên hệ trực tiếp với NCC cung cấp hóa đơn đó bằng thao tác sau:

Bên cạnh hóa đơn bạn muốn > … > Gửi email phản hồi cho NCC

Ngay lập tức hệ thống sẽ giúp bạn soạn một email để gửi đến NCC về thông tin hóa đơn bị sai lệch