Quy trình kiểm kê tồn kho

Kiểm kê tồn kho là quy trình kiểm tra và xác nhận số lượng hàng hóa và giá trị tồn kho hiện tại của một doanh nghiệp. Thông thường, quá trình kiểm kê này được thực hiện định kỳ, nhằm đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý tồn kho.

Lợi Ích của Kiểm Kê Tồn Kho:

  • Chính Xác và Minh Bạch: Kiểm kê giúp xác định chính xác số lượng và giá trị của hàng hóa tồn kho, tạo ra bảng tồn kho chính xác và minh bạch
  • Phát Hiện Sai Sót và Mất Mát: Quá trình kiểm kê là cơ hội để phát hiện và giải quyết các sai sót, mất mát hoặc lỗi nhập sai trong quản lý tồn kho
  • Tối Ưu Hóa Tồn Kho: Dựa trên kết quả kiểm kê, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quản lý tồn kho, giảm thiểu tồn kho dư thừa và giữ cho mức tồn kho ở mức tối ưu
  • Tuân Thủ và Điều Chỉnh Dữ Liệu: Kiểm kê giúp đảm bảo tuân thủ với các quy tắc và quy trình quản lý tồn kho, đồng thời cung cấp cơ hội để điều chỉnh dữ liệu không chính xác
  • Dự Báo và Quản Lý Cung Ứng: Dữ liệu từ quá trình kiểm kê có thể được sử dụng để dự báo nhu cầu và quản lý cung ứng hiệu quả hơn
  • Tạo Cơ Hội Kiểm Soát Nội Bộ: Kiểm kê là cơ hội để tạo ra các biện pháp kiểm soát nội bộ, đảm bảo tính trung thực và công bằng trong quản lý tồn kho

Bước 1: Tại màn hình Công việc > Kho > Quản lý kho vận

Bước 2: Tiếp tục chọn Kiểm kê kho > tiến hành lọc hoặc tìm kiếm những phiếu kiểm kê mà bạn cần xử lý

Trong đó:

2.2. Bộ lọc trạng thái của phiếu điều chỉnh kho

2.3. Tăng / giảm 1 đơn vị đếm của sản phẩm hoặc Quét mã vạch sản phẩm nếu doanh nghiệp có quản lý sản phẩm theo mã vạch.

2.4. Nhập trực tiếp số lượng của sản phẩm thay vì chỉ tăng / giảm 1 đơn vị

2.5. Hoàn tất kiểm kê sản phẩm

Bạn tiếp tục thao tác các bước từ 2.3 đến 2.5 đối với những sản phẩm khác.

Bước 3: Xác nhận sau khi hoàn tất việc kiểm kê tất cả sản phẩm

Đây là màn hình hiển thị sau khi hoàn thành việc xác nhận kiểm kê

Kiểm kê tồn kho là quy trình kiểm tra và xác nhận số lượng hàng hóa và giá trị tồn kho hiện tại của một doanh nghiệp. Thông thường, quá trình kiểm kê này được thực hiện định kỳ, nhằm đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý tồn kho.

Lưu ý: Khi kiểm kê kho thì không thể hoàn thành phiếu kho từ kho đang kiểm kê

Lợi ích của việc kiểm kê tồn kho:

  • Chính Xác và Minh Bạch: Kiểm kê giúp xác định chính xác số lượng và giá trị của hàng hóa tồn kho, tạo ra bảng tồn kho chính xác và minh bạch
  • Phát Hiện Sai Sót và Mất Mát: Quá trình kiểm kê là cơ hội để phát hiện và giải quyết các sai sót, mất mát hoặc lỗi nhập sai trong quản lý tồn kho
  • Tối Ưu Hóa Tồn Kho: Dựa trên kết quả kiểm kê, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quản lý tồn kho, giảm thiểu tồn kho dư thừa và giữ cho mức tồn kho ở mức tối ưu
  • Tuân Thủ và Điều Chỉnh Dữ Liệu: Kiểm kê giúp đảm bảo tuân thủ với các quy tắc và quy trình quản lý tồn kho, đồng thời cung cấp cơ hội để điều chỉnh dữ liệu không chính xác
  • Dự Báo và Quản Lý Cung Ứng: Dữ liệu từ quá trình kiểm kê có thể được sử dụng để dự báo nhu cầu và quản lý cung ứng hiệu quả hơn
  • Tạo Cơ Hội Kiểm Soát Nội Bộ: Kiểm kê là cơ hội để tạo ra các biện pháp kiểm soát nội bộ, đảm bảo tính trung thực và công bằng trong quản lý tồn kho

Bước 1: Chọn Kiểm kê > Kiểm kê

Bước 2: Tại màn hình kiểm kê sản phẩm, bạn có thể chọn bất kỳ phiếu kho nào để xem chi tiết các hoạt động, hoặc bạn có thể nhấn Tạo để xem những phiếu kho của những sản phẩm cụ thể mà bạn quan tâm

Trong đó:

  • Đổ tồn đầu kỳ: Quá trình ghi nhận và cập nhật thông tin về số lượng và giá trị hàng hóa trong kho tại thời điểm bắt đầu của một chu kỳ kế toán hoặc một đợt kiểm kê được gọi là “đổ tồn đầu kỳ của kho hàng”
  • Mặc định tồn kho thực tế: Giá trị tồn kho được xác định dựa trên thực tế số lượng hàng hóa và giá trị của chúng trong kho tại thời điểm kiểm kê
  • Mặc định bằng 0: Tại mỗi lần kiểm kê, nếu không có hàng hóa nào tồn tại trong kho hoặc giá trị của chúng là 0, thì giá trị tồn kho thực tế sẽ được mặc định là 0
  • Hoàn tất kiểm đếm: Là một thao tác được thực hiện bởi nhân viên kho trực tiếp thông qua thiết bị di động sau khi thực hiện kiểm kê thủ công số lượng hàng hóa

Ngoài ra, trạng thái của loại sản phẩm / hàng hóa đó cũng được hệ thống thể hiện trên báo cáo:

  • OK: Hàng đang ở trong tình trạng tốt
  • QC: Hàng đang cần được kiểm tra lại
  • NG: Hàng bị hư hoặc không đạt chất lượng

Lưu ý: Đối với các sản phẩm có quản lý theo lô / serial thì khi kiểm kê bạn vui lòng nhập số lô / serial của mặt hàng đó.

Bước 3: Nhấn Xác nhận kiểm kê sau đó tiến hành cập nhật tồn kho 

Đây là màn hình hiển thị sau khi bạn hoàn thành tất cả các thao tác

Lưu ý: Hoàn tất kiểm đếm ở mobile tương ứng với việc click Xác nhận kiểm kê trên Desktop